Praca zdalna w dobie pandemii. Jakie są możliwości i zagrożenia?



Choć praca zdalna stosowana jest już od wielu lat, to tak naprawdę pandemia koronawirusa spowodowała wykorzystanie tej formy pracy na masową skalę. Jak wpłynęło to na pracowników? Jakie stworzyło szanse i czym grozi długotrwała praca w domu?


Pandemia koronawirusa niewątpliwie wprowadziła duże zmiany na rynku pracy. Niespotykana dotąd skala korzystania z pracy zdalnej wymusiła zastosowanie nowych rozwiązań w organizacji pracy większości firm. Dotychczas bowiem, nawet jeśli firma dawała możliwość pracy w domu, to raczej tylko wśród części pracowników i w określonym czasie.

Od wielu miesięcy praca zdalna stała się jednak dla wielu osób normą. Marketing bezpośredni zmienia się w marketing online, a sprzedaż przeniosła się do internetu. Można więc wysnuć już pewne wnioski na temat pozytywnych i negatywnych stron tego sposobu wykonywania obowiązków służbowych.


Efektywność pracy w domu wyższa. Pod jednym warunkiem...


Z pracy zdalnej niektóre firmy korzystają od wielu lat, dostrzegając korzyści, jakie niesie dla firmy i dla pracownika. Jak podała firma IBM, będąca jednym z najstarszych przedsiębiorstw informatycznych na świecie, 54 proc. jej pracowników zadeklarowało, że w związku z pandemią wolałoby teraz na stałe pracować z domu, a 75 proc. stwierdziło, że chciałoby mieć możliwość częściowej pracy zdalnej. Twitter natomiast ogłosił, że jego pracownicy będą mogli pracować z domu już zawsze, jeśli zechcą.



Dlaczego firmy, w których praca zdalna jest możliwa, tak chętnie na nią pozwalają? Otóż, jak udowodniono, jednym z plusów dobrowolnie wybieranej pracy zdalnej była większa produktywność i oszczędność czasu przeznaczonego na dojazdy do biura. Ciekawe badania przeprowadzono na Uniwersytecie Stanforda. Wynika z nich, że efektywność pracowników zdalnych była o 13 proc. wyższa w stosunku do pracujących z biura. Aż 39 proc. pracowników zdalnych deklarowało, że kończy projekty przed czasem.


Zarówno badania przeprowadzone przez amerykański portal z ofertami pracy FlexJobs, jak i Polycom, wiodącego dostawcę rozwiązań z dziedziny Unified Communications dowodzą, że dwóch na trzech zdalnych pracowników zauważa zwiększoną produktywność, a trzech na czterech potrafi utrzymać równowagę między pracą a domem.


Wpływem pandemii COVID-19 na pracę zdalną zajęła się w swoich badaniach Anna Dolot, ekspert HR. Na podstawie ankiet przeprowadzonych w 2020 roku wśród 327 dobranych celowo pracowników, wyodrębniła pozytywne i negatywne konsekwencje pracy zdalnej. Wyniki jej pracy mogą być ciekawą lekturą dla pracodawców, którzy chcą poznać zalety i wady wprowadzenia tej formy pracy (Źródło: Anna Dolot, E-mentor, "Wpływ pandemii COVID-19 na pracę zdalną - perspektywa pracownika", nr 1 (83)/2020).


Według ankietowanych, pozytywne konsekwencje pracy zdalnej, to:

  • Możliwość godzenia życia zawodowego z osobistym (w tym rodzinnym), spędzania większej ilości czasu z najbliższymi.

  • Większe zaangażowanie pracownika w wykonywaną przez niego pracę (m.in. ze względu na możliwość lepszej koncentracji na zadaniach, pracę w ciszy i spokoju), a w konsekwencji większa motywacja do pracy, szybsze i sprawniejsze wykonywanie obowiązków, większa wydajność i produktywność.

  • Większa elastyczność w planowaniu własnych aktywności, dopasowanie ich do indywidualnego rytmu dnia i sposobu pracy.

  • Brak konieczności codziennego pokonywania trasy dom-praca, a w konsekwencji oszczędność czasu, pieniędzy, ochrona środowiska naturalnego (co może być ważne dla samego pracownika).

  • Odczuwanie większej satysfakcji z pracy oraz życia.

  • Większa lojalność pracownika wobec pracodawcy, wyższe prawdopodobieństwo polecenia pracodawcy innym kandydatom.

  • Obniżenie poziomu stresu (co jest niejako konsekwencją powyższych korzyści).



Na pracy zdalnej korzystają również pracodawcy. Przede wszystkim, mogą oszczędzić na organizacji miejsca pracy dla pracownika, a często także na wyposażeniu biurowym, co oznacza znacznie niższe koszty. Dzięki temu pracodawca może wynajmować mniejsze biuro i rzadziej wymieniać mniej eksploatowany sprzęt wspólny.

Nie bez znaczenia jest, że – jeśli zapewnimy odpowiednie warunki sprzętowe – możemy pozyskać bardzo dobrego pracownika, bez względu na jego miejsce zamieszkania. To, oczywiście, sprawdzi się jedynie w tych branżach, w których nie jest wymagana obecność pracownika w miejscu pracy.


Wśród zagrożeń: samotność, spadek motywacji, dekoncentracja...


Pomimo wielu zalet, trzeba wziąć pod uwagę, że nie wszyscy potrafią efektywnie adaptować się do pracy w domu. Wymaga to bowiem dużej samodyscypliny, predyspozycji osobistych, motywacji, a także umiejętności stworzenia warunków biurowych w domu.

Według badania State of Remote Report z 2019 roku, przeprowadzonego na grupie 2500 pracowników, największe wyzwania pracy zdalnej, to:

  • odcięcie od pracy - 22 proc.

  • samotność - 19 proc.

  • problem ze współpracą i komunikacją - 17 proc.

  • rozproszenie uwagi - 10 proc.

  • motywacja - 8 proc.

Wymieniana wyżej Anna Dolot, w swoich badaniach zdiagnozowała negatywne konsekwencje pracy zdalnej dla pracowników. Są to:

  • Konieczność samodzielnego planowania i organizowania dnia, mogąca stanowić wyzwanie szczególnie dla tych pracowników, którzy mają trudności (lub nie mają doświadczenia) w obszarze zarządzania sobą w czasie, koncentracją i determinacją w działaniu. Może to wyzwalać poczucie bycia "stale w pracy", rezygnację z przerw, pracę w weekendy, a w konsekwencji przemęczenie fizyczne i psychiczne.

  • Obniżenie produktywności i efektywności.

  • Ograniczony dostęp do zasobów organizacji.

  • Zmniejszenie dostępu do szkoleń oraz obniżenie szansy na rozwój i awans.

  • Obniżenie komfortu mieszkania (które staje się nie tylko przestrzenią domową, ale także miejscem pracy).

  • Ograniczony kontakt ze współpracownikami, rodzący trudności w obszarze realizacji wyznaczonych zadań oraz tworzący poczucie izolacji, osamotnienia i wyobcowania. Dzieje się tak głównie ze względu na brak możliwości budowania relacji nieformalnych.

  • Utrudnienia natury technicznej.

  • Deprecjonowanie pracy zdalnej, jako "siedzenia w domu", co negatywnie wpływa na samego pracownika oraz może przyczyniać się do dezorganizacji jego pracy.



Warto tu podkreślić jeszcze jeden aspekt. Badania, wskazujące na pozytywne aspekty pracy zdalnej, nie uwzględniały warunków pandemii, a więc konieczności takiego sposobu wykonywania obowiązków służbowych. Tymczasem obecnie, ze względu na brak innych możliwości, dla wielu osób praca zdalna jest nowym doświadczeniem. Mogą się więc u nich po kilku tygodniach czy miesiącach pojawić pierwsze oznaki kryzysu, zmęczenia i spadek motywacji w stosunku do pracy wykonywanej z biura.

Z badań wynika, że motywacja pracowników maleje, gdy pracownicy nie mogą wybrać sobie miejsca pracy. Spada ona wówczas o 17 punktów. Podobną sytuację mamy obecnie - praca zdalna jest koniecznością, na dodatek, ze względu na naukę zdalną, wykonywana jest często w obecności uczących się w domu dzieci.

Do tego dochodzi stres – nie ma bowiem informacji jak długo potrwa ta sytuacja i jakie będą jej długofalowe rezultaty.


Jak przeciwdziałać zagrożeniom?


I tu właśnie wskazać należy rolę działów HR i kierowników oraz liderów, którzy także stanęli przed nowym wyzwaniem. W warunkach pracy zdalnej, muszą nie tylko osiągnąć zakładane cele, ale i utrzymać motywację pracowników.

Co zrobić, żeby utrzymać motywację pracowników, a jednocześnie efektywnie realizować założone w firmie cele?


1. Komunikacja

Podstawą i numerem jeden w organizacji pracy zdalnej jest odpowiednia komunikacja. Rozwój pracownika w trudnych warunkach pracy z daleka od siedziby firmy i całego zespołu będzie tylko wówczas możliwy, gdy będzie otrzymywał informację zwrotną. Także i pracodawca lepiej będzie mógł ocenić efektywność pracy, gdy komunikacja wewnętrzna nie zostanie zachwiana.



2. Obserwacja

Równie ważna jest obserwacja pracowników przez przełożonych, dzięki czemu odpowiednio szybko zauważona zostanie słabsza kondycja pracownika. Jeśli tylko pogorszą się jego wyniki, należy jak najszybciej zareagować i przeanalizować przyczyny. W innym przypadku spadnie zaangażowanie pracownika, a po obu stronach zacznie rosnąć frustracja.


3. Docenianie

Pracownicy zdalni mają często poczucie utraty kontaktu z firmą. Boją się też, że pracodawca, nie widząc tego jak pracują, będzie pomijał ich w awansach zawodowych czy premiach motywacyjnych. Dlatego liderzy i przełożeni powinni też pamiętać o publicznych podziękowaniach i pochwałach. Dobrym sposobem jest także indywidualna rozmowa z pracownikiem, co najmniej 2-3 razy w miesiącu. Dotyczyć ona musi nie tylko zlecania zadań służbowych, ale i oczekiwań pracownika oraz zauważonych przez niego problemów.


4. Organizacja pracy

Częściowo łączy się z komunikacją. Pracownik musi mieć określone zadania, znać ich cel, a także termin wykonania. Nad tym musi czuwać lider czy przełożony, odpowiednio wyznaczając zadania dla całego zespołu i pozyskując informację zwrotną o tym, czy ich wykonanie jest realne w wyznaczonym zakresie. Dobrze jest organizować codzienne, poranne spotkania online z całym zespołem. Przydatne będą tu narzędzia do komunikacji zdalnej, jak Microsoft Teams czy Zoom, albo Skype dla biznesu. W codziennej pracy warto wykorzystać też programy, ułatwiające pracę zdalną, jak Dropbox, czyli przestrzeń dyskową w chmurze, Team Viewer (zdalna naprawa komputera przez informatyka, który może zalogować się na nasz pulpit), We transfer (przesyłanie dużych plików) czy Dysk Google (sprzężona z kontem Gmail pozwala wygodnie tworzyć arkusze online i współdzielić je z zespołem).


5. Potrzeby pracownika

Już na początku wprowadzenia pracy zdalnej należy ustalić jej zasady, dostosowane do potrzeb indywidualnych pracownika. Trzeba wziąć bowiem pod uwagę, że obecnie wiele osób dodatkowo opiekuje się dziećmi w godzinach pracy. Dlatego pracodawca powinien wychodzić na przeciw ich potrzebom, umożliwiając dostosowanie się do wymagań czasowych i stawiając raczej na tryb zadaniowy. W tym punkcie trzeba też podkreślić konieczność zachowania szacunku wobec czasu prywatnego pracownika. Kontakt wcześnie rano i w nocy stanowi naruszenie dobrych zasad i może być stosowane wyłącznie w sytuacjach awaryjnych.



6. Integracja

Pracownik zdalny musi nadal czuć się częścią swojej firmy. Poczucie wyobcowania znacznie zmniejsza jego motywację do pracy i powoduje zniechęcenie. Dlatego rolą liderów jest integrowanie zespołu, na przykład poprzez wspólne wirtualne spotkania, przerwy obiadowe czy tzw. pizza party. Nie zapominajmy wówczas o poczuciu humoru, które pozwoli na nawiązanie relacji, ale i rozluźnienie atmosfery, co może stać się przyczyną pobudzenia inspiracji i rozwoju kreatywności pracowników.


7. Zaufanie

W Polsce nadal pokutuje przekonanie, że pracujący zdalnie nie wykonują swojej pracy tak dobrze, jak pracownicy fizycznie obecni w biurze. Wielu pracodawców ma ograniczone zaufanie do swoich pracowników, sądząc, że „bezpośrednia kontrola jest najwyższą formą zaufania”. Oczywiście, dużo zależy od kultury organizacyjnej danego pracodawcy oraz relacji z bezpośrednim przełożonym. Generalnie jednak możemy uznać, że nie ma efektywnej pracy zdalnej bez zaufania pracodawcy. Pomimo istnienia narzędzi kontroli efektywności, pewna doza zaufania jest niezbędna, by na pracę zdalną w ogóle pozwolić.


Pandemia koronawirusa spowodowała, że pracodawcy zaczęli dostrzegać pozytywne aspekty pracy zdalnej. Jeśli wyeliminują przy tym lub zminimalizują zagrożenia z niej wynikające, w przyszłości praca w domu w części branż może być jedną z głównych form świadczenia pracy.


Jeżeli chcesz ekspresowo wdrożyć pracę zdalną w Twojej firmie i zadbać o rozwój kompetencji Twoich pracowników, to NAPISZ DO NAS a zespół specjalistów z NOVITZKY GROUP skontaktuje się z Tobą w celu zaproponowania najlepszych rozwiązań!


#NOVITZKYGROUP

#WeCreateYourDreams

Dane kontaktowe:

 

NOVITZKY GROUP


ul. Rzemieślników 6
03-684 Warszawa


+ 48 505 088 188


info@novitzky.pl

  • Facebook - NOVITZKY
  • Instagram - NOVITZKY
  • LinkedIn - NOVITZKY

© 2021 by NOVITZKY

160x75.png

NASZE USŁUGI:

DIGITAL

PUBLIC RELATIONS

EVENTS

CONCIERGE

CREATIVE

HUMAN RESOURCES

MANAGEMENT

CONSULTING